Vaše osobní data jsou u nás v bezpečí!

30/07/2018

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ V ORGANIZACI PSÍ ŽIVOT

Informace o organizaci (správce osobních údajů):

Psí život, z.s., Matoušova 1286/5, 150 00 Praha 5 - Smíchov, IČ: 02893720

(dále jen “správce” nebo “organizace” nebo "naše organizace" nebo “Psí život”).

Psí život zpracovává osobní údaje v souladu s platnou legislativou včetně nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).  Máme nastavena vhodná technická a organizační opatření, abychom osobní data dostatečně chránili, protože bezpečí Vašich osobních údajů je pro nás prioritou.

Psí život Vás může požádat o poskytnutí osobních údajů v nejrůznějších souvislostech, například při poskytnutí daru, nákupu na dobročinném eshopu, v rámci různých akcí apod. Jako nezisková organizace potřebujeme zůstat v kontaktu s lidmi, kterým jsou blízké naše aktivity a naše cíle a poskytnuté osobní údaje zpracováváme v rozsahu nezbytném pro naplnění aktivity, v jejíž souvislosti byly údaje poskytnuty, a pro uvedené účely.

Co opravňuje Psí život ke zpracování osobních údajů

Psí život je oprávněn zpracovávat Vaše osobní údaje na základě alespoň z jednoho níže uvedených oprávnění:

• Plnění smlouvy. Nejčastěji jde o darovací smlouvu uzavřenou prostřednictvím dárcovského formuláře, telefonicky, písemně nebo jiným způsobem a smlouvu uzavřenou nákupem na našem dobročinném eshopu prostřednictvím formuláře na našem webu, telefonicky, písemně nebo jiným způsobem.
• Splnění právních povinností. Zpracováváme Vaše osobní údaje za účelem splnění právních povinností v souvislosti s daňovými a jinými právními předpisy.
• Souhlas. Jedná se zejména o souhlas s informováním o našich aktivitách, tématech, kterými se zabýváme, a možném zapojení se do akcí, výzev a kampaní (v rámci formulářů na našem webu, na dobročinném bazaru, na našich dobročinných či informačních stáncích v rámci různých akcích, petic apod.). Vámi udělený souhlas může být z Vaší strany kdykoliv odvolán.
• Oprávněný zájem správce údajů. Vaše osobní údaje jsme oprávněni zpracovávat i pro účely našich oprávněných zájmů. Jedná se např. o analytické účely nebo informování o naší činnosti v souvislosti s Vaší dřívější aktivitou (viz níže).

Proč vaše osobní údaje zpracováváme

1. Osobní údaje dárců, zákazníků dobročinného obchodu a dalších příznivců Psího života zpracováváme za následujícími účely:

• pro uzavření a plnění darovací smlouvy a smluvního vztahu mezi vámi a naší organizací
• zaslání poděkování za dar či za nákup v dobročinném obchodě
• vystavení potvrzení o daru uplatnitelné v daňovém přiznání pro odpočet
• vystavení faktur za nákup zboží v dobročinném obchodě naší organizace
• zaslání informací o tom, jak jsme vámi darované a zaslané prostředky využili
• rozvoj vztahů s dárci, zákazníky dobročinného obchodu a dalšími příznivci a informování o činnosti organizace

Naše organizace má k dispozici údaje, které zadáte, a to obvykle: jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo (pokud je vyplněno), adresa bydliště (pokud je vyplněna), rok narození (pokud je vyplněn), případně bankovní údaje – číslo účtu, kód banky. Vedeme si také evidenci vašich účastí na akcích naší organizace, zájem o e-maily rozesílaných naší organizací, frekvenci a výši plateb, záznam o průběhu telefonických hovorů a jiné online a offline aktivity. 

Na základě oprávněného zájmu správce Vaše osobní údaje také zpracováváme pro účely vytváření statistik pro interní potřeby naší organizace a archivace pro případ sporů, reklamací či jiných vznesených nároků. 

Právní předpisy nám dále ukládají povinnost archivace některých osobních údajů, zejména pro účely vedení účetnictví, jako je jméno, příjmení, adresa, výše zaslané částky. 

Pokud kliknete na odhlašovací odkaz, který je obsažen na konci každého hromadného e-mailu, nebudeme Vám již hromadné e-maily dále zasílat. Pokud nás požádáte o ukončení kontaktu, nebudeme Vás již žádným způsobem kontaktovat s výjimkou případů zcela nezbytných (plnění smlouvy, plnění zákonné povinnosti atd.).

2. Osobní údaje klientů Psího života zpracováváme za následujícími účely:

• pro účely identifikace klienta a jeho zvířete
• evidence a rozsah poskytnutí služby klientovi a jeho zvířeti
• pomoc klientovi a jeho zvířeti v případě potřeby
• vystavováních některých dokladů, například očkovacího průkazu zvířete
• čipování zvířat a zanesení dat do Národního registru zvířat (či jiného zvoleného registru)
• rozvoj vztahů s klientem

Naše organizace má k dispozici údaje, které zadáte, a to obvykle: jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo (pokud je vyplněno), adresa bydliště (pokud je vyplněna), rok narození (pokud je vyplněn). Vedeme si také evidenci Vašich účastí na akcích naší organizace, zejména účast na vakcinačních akcích a dalších, záznam o průběhu léčby Vašeho zvířete, záznam telefonických hovorů a jiné aktivity. 

Na základě oprávněného zájmu správce Vaše osobní údaje také zpracováváme pro účely vytváření statistik pro interní potřeby naší organizace a archivace pro případ sporů či jiných vznesených nároků. 

Právní předpisy nám dále ukládají povinnost archivace některých osobních údajů, zejména pro účely vedení účetnictví, jako je jméno, příjmení, adresa a částka za ošetření zvířete apod.

Kde osobní údaje uchováváme

Používáme zabezpečená elektronická úložiště nacházející se v členských zemích Evropské Unie. To je důležité proto, že země EU poskytují osobním údajům jednotný vysoký stupeň ochrany. Tím je posílena bezpečnost vašich údajů.

Některé data také uchováváme ve fyzické podobě zařazené v šanonech, na registračních a obdobných jiných formulářích či v komunikačních prostředcích a to v zabezpečených prostorách v sídle organizace, které jsou přístupné jen oprávněným osobám.

Doba uchování osobních údajů

Informace o každém daru, přijaté platbě za zboží či Vaší jiné aktivitě archivujeme po dobu 3 kalendářních let od posledního obdrženého daru, platby či Vaší jiné aktivity projevené vůči naší organizaci, a to pro případ reklamace, sporu či jiného vzneseného nároku, ledaže právní předpisy vyžadují delší archivační dobu. Po uplynutí uvedené tříleté lhůty nebo případné zákonné archivační lhůty poskytnuté údaje anonymizujeme nebo smažeme. 

Předávání osobních údajů

Vaše údaje nepředáváme dalším stranám s výjimkou věrohodných smluvních partnerů (externí spolupracovníci), kteří jsou vázáni povinností mlčenlivosti (např. vývojáři databázových systémů, účetní apod.). Zaměstnanci, dobrovolníci a externí spolupracovníci Psího života, kteří mají přístup k osobním údajům, jsou také vázáni povinností mlčenlivosti. Před předáním Vašich osobních údajů vždy pečlivě vyhodnocujeme veškeré okolnosti tak, aby jejich ochrana dosahovala náležité úrovně. 

Jaká máte práva

Podle právních předpisů o OOÚ máte právo nás požádat o to, abychom Vám poskytli informace o Vašich právech, která máte jako subjekt údajů, či provedli některé operace s osobními údaji.  

• Právo na přístup: Máte právo na kopii osobních informací, které o Vás uchováváme, a na určité informace o tom, jak je využíváme. 
• Právo na opravu: Pokud se domníváte, že jsou informace, které o Vás máme, nepřesné, můžete nás požádat o jejich aktualizaci či změnu. 
• Právo vznést námitku: Máte právo vznést námitku proti zpracování, které provádíme za účelem oprávněného zájmu. Jestliže nebudeme mít pro zpracování přesvědčivý oprávněný důvod, nebudeme osobní údaje pro daný účel dále zpracovávat. 
• Právo na přenositelnost údajů: Za určitých okolností máte právo nás požádat, abychom Vám poskytli Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Můžete také požádat, abychom údaje předali třetí osobě.
• Právo na výmaz: Za určitých okolností máte právo nás požádat, abychom Vaše údaje vymazali, například pokud již osobní údaje nejsou nutné pro původní účel. Právo na výmaz však nemůžete uplatnit, pokud je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti organizace, pro výkon práva na svobodu a informace a v případě dalších důvodů stanovených právními předpisy o OOÚ. 
• Právo na omezení zpracování: Za určitých okolností máte právo nás požádat, abychom přestali Vaše osobní údaje využívat, například pokud se domníváte, že nejsou přesné nebo pokud se domníváte, že není potřeba, abychom Vaše osobní údaje nadále využívali.  

Žádost můžete podat pouze Vy, popřípadě Váš zmocněnec. Pokud si nebudeme jisti identitou žadatele, můžeme Vás požádat o další informace, abychom si Vaši totožnost ověřili. 

Naše povinnost žádosti vyhovět v některých případech závisí na tom, pro jaký účel Vaše údaje zpracováváme. Některá práva lze uplatnit jen pro určité účely zpracování, nebo existují zákonné výjimky. 

Další práva

Dle příslušné legislativy máte i další práva, platná samozřejmě i přesto, že v tomto dokumentu nejsou uvedena. Soustředili  jsme se v něm na ta práva, která v souvislosti s naší činností považujeme za nejrelevantnější. Pro podrobnější prostudování Vašich práv doporučujeme příručku s názvem „Jsou to vaše údaje – mějte je pod kontrolou“, kterou připravila Evropská komise. 

Jak uplatnit svá práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů nebo s žádostmi o uplatnění Vašich práv nás můžete kontaktovat na kontaktní adrese: jarmila.pavkova@psizivot.com.

Pokud nejste spokojeni s naší odpovědí nebo se domníváte, že Vaše údaje zpracováváme nekorektně či nezákonně, můžete podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Další informace o Úřadu pro ochranu osobních údajů a jeho postupech pro podávání stížností naleznete zde: www.uoou.cz.

Postup pro podávání stížností naleznete zde: www.uoou.cz.